¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

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Llevar la contabilidad de una empresa no solo es una obligación a nivel legal, sino que es la llave que te va a permitir optimizar el rendimiento económico de tu negocio y ahorrar dinero. Si te interesa estar al tanto de tus cuentas y averiguar cómo llevar la contabilidad de tu empresa, no pierdas de vista este post.

¿Qué es y para qué sirve llevar la contabilidad de una empresa?

La contabilidad empresarial es un proceso sistemático destinado a registrar, analizar, interpretar y presentar la información financiera de un negocio. En definitiva, la contabilidad permite averiguar la situación patrimonial de una empresa.

La labor de administración de los movimientos económicos puede recaer sobre una persona o un equipo de personas dentro de una corporación o bien se puede externalizar en contables especializados. Contabilizar los movimientos de un negocio es indispensable dado que lo marca la legislación. Pero, además, conocer la salud financiera de una empresa es fundamental para poder tomar decisiones correctas.

La información es poder y en el mundo de los negocios todavía más. Una contabilidad empresarial gestionada de forma eficiente ayuda a emprendedores y empresarios a cumplir con sus obligaciones fiscales, así como a dirigir y a tomar decisiones inteligentes con su dinero.

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

El proceso clave para llevar a cabo la contabilidad de una empresa es el registro de asientos contables en el Libro Diario de cuentas. Los asientos contables son las anotaciones de todos y cada uno de los movimientos económicos de la empresa: ingresos y gastos, facturación tanto a clientes como de proveedores, préstamos, líneas de crédito, inversiones, arrendamientos financieros, devengo y liquidación de impuestos, capital propio, Seguridad Social y nóminas, subvenciones,…

La mecanización de todas estas operaciones se puede hacer a mano o a través de programas de contabilidad informáticos. Esta última opción es la más utilizada por los empresarios ya que permite ahorrar tiempo y dinero. Pulsando una sola tecla y en apenas un segundo puedes tener frente a ti el balance económico de tu negocio a una fecha determinada, por ejemplo. El software de contabilidad puede estar instalado en un ordenador de la empresa o bien ubicado en la nube.

De forma independiente a si se elige una mecanización manual o informatizada de los asientos contables es indispensable que queden registrados todos los ingresos (libro de ingresos) y gastos (libro de gastos) sin excepción. Esta es la única forma de asegurarse que el balance final será el correcto.

El paso previo antes de proceder a registrar los asientos contables es recopilar toda la documentación contable que refleje las operaciones efectuadas. Entre los más importantes están las factura emitidas y recibidas, los extractos de movimientos bancarios o las nóminas y los seguros sociales. Disponer de todo este papeleo en orden te permitirá acelerar los procesos.

Tras contar con todos los justificantes en la mano se comienzan a registrar las operaciones en el Libro Diario. Mecanizar los asientos contables quizá sea la tarea más tediosa, pero es absolutamente necesaria. Se suele llevar a cabo de forma mensual.

El siguiente paso sería la conciliación bancaria, es decir, contrastar los apuntes contables de la empresa con los movimientos bancarios y detectar posibles descuadres. Este trabajo también se puede automatizar a través de un software informático como el que utilizan algunas empresas o asesorías para pymes, puesto que la conciliación manual puede ser ardua.

Por último, llegaría la fase de revisión de saldos y cuentas en busca de asientos duplicados o incorrectos.

¿Es necesario presentar los Libros de Contabilidad?

La respuesta es afirmativa. Una vez concluido el ejercicio, la empresa debe presentar los Libros Contables en el Registro Mercantil de la provincia en la que se ubique el domicilio social del negocio para que sean legalizados. Los Libros de Contabilidad que exige la ley son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Se deberán presentar telemáticamente en el transcurso de los 4 meses posteriores al cierre del ejercicio.

Por su parte, la empresa debe aprobar las cuentas anuales y hacer el depósito en el Registro Mercantil. El plazo para depositarlas es de un máximo de 30 días tras su aprobación, que se debe llevar a cabo por la asamblea de socios dentro del primer semestre del nuevo año.

Llevar la contabilidad de tu empresa es vital si luchas por un negocio próspero

Es frecuente observar cómo muchas empresas y sociedades descuidan el mantenimiento de sus registros contables bien sea porque no están seguros de cómo llevar a cabo la contabilidad o simplemente porque no encuentran tiempo para esta tarea. Hay quien opta por llevar su propia contabilidad con la idea de ahorrar costes.

Sin embargo, este hecho constituye un grave error si no se disponen de los conocimientos contables necesarios o directamente no hay tiempo material para dedicarlo a la contabilidad. Esta situación desemboca en un completo desconocimiento de la salud financiera de la empresa y en el incumplimiento con Hacienda.

Por este motivo, un asesoramiento contable profesional como el que ofrecemos desde Asesoría Gap puede resultar muy beneficioso para tu negocio. ¿Hablamos?

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